Thema Wijziging

Thema Wijziging

Het doel van het thema wijziging is om elke mogelijke en goedgekeurde wijziging ten opzichte van de (eerder) goedgekeurde doelen te identificeren en te beheersen. Verandering (in ieder project) zijn namelijk niet alleen niet te vermijden, maar vaak zelfs ook gewenst. Veel betrokkenen bij een project merken namelijk pas gedurende het project dat bepaalde aspecten beter of efficiënter kunnen. Daarnaast is het vaak ook zo dat technologie of oplossingen tijdens de looptijd van een project kunnen veranderen waardoor een wijziging noodzakelijk is.

Daarnaast kunnen er zich ook wijzigingen voordoen die aandacht van het management vereisen: een faillissement van een leverancier, ziekte van bepaalde specialisten, afkeuringen van afgeronde producten, etc. Voor al deze ‘issues’ moet nagegaan worden wat de impact op het project is en moet worden besloten wat de meest adequate actie is om te nemen.

Doel van wijzigingsbeheer

Het doel van issue- en wijzigingsbeheer is dan ook niet om te voorkomen dat er zich issues of wijzigingen voordoen (deze zijn immers niet te voorkomen), maar dat issues en wijzigen op tijd worden geïdentificeerd, worden beoordeeld en worden beheerst. De praktijk leert dat issues niet kunnen worden voorkomen, maar hoogstens kunnen worden ontkend.

Een effectief issue- en wijzigingsbeheer is nodig om:

• Een sluipende toename van de scope te voorkomen;
• De invloed van issues en wijziging op het project te kunnen managen;
• De invloed op de uitvoerbaarheid en de levensvatbaarheid van het project zeker te stellen;
• De acceptatie door de belanghebbenden zeker te stellen.

Effectief issue- en wijzigingsbeheer ondersteunt direct het principe van managen ‘by exception.’ De principes gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden en productgerichte aanpak ondersteunen een effectief issue- en wijzigingsbeheer.

Tussen ieder van de vier managementniveaus in de projectmanagementstructuur moeten afspraken gemaakt worden over te delegeren verantwoordelijkheden en bevoegdheden. PRINCE2® onderkent zes prestatiegebieden, die in ieder project moeten worden gemanaged, namelijk tijd, geld, scope, kwaliteit, risico’s en baten. Voor ieder van deze prestatiegebieden moeten toleranties worden afgesproken tussen de verschillende managementniveaus in de projectmanagementstructuur. Teammanager, Projectmanager en stuurgroep moeten ieder regelmatig rapporteren aan het bovenliggende managementniveau. Als toleranties dreigen te worden overschreden, dan (pas!) moet aan het bovenliggende niveau worden geëscaleerd.

PRINCE2® Issues

Volgens de PRINCE2® theorie is een issue iedere relevante en niet-geplande gebeurtenis die plaatsvindt en de aandacht van het management vereist. PRINCE2® onderscheidt een drietal issues:

1. Wijzigingsverzoek: een voorstel om een baseline van een product, proces of toestand te wijzigen.
2. Afwijking van specificatie: een product dat niet voldoet of klaarblijkelijk niet zal voldoen aan de overeengekomen specificaties.
3. Probleem of zorg: ieder ander issue dat door de Projectmanager moet worden opgelost of geëscaleerd.