Thema Plannen

Thema Plannen

Het effectief en efficiënt uitvoeren van een project is voor een groot deel afhankelijk van het maken van een goed plan. Een goed plan definieert de uit te voeren werkzaamheden en geeft weer wanneer welke activiteit uitgevoerd moet gaan worden. Het thema plannen beschrijft het framework voor het ontwerpen, ontwikkelen en actualiseren van de verschillende plannen in een project. Het opstellen van een plan volgens de PRINCE2® aanpak is productgericht, en sluit daarmee aan op de productgerichte aanpak en het ‘managen by exception’ van PRINCE2®.

Het maken van een plan

Een plan is een beschrijving om van de huidige situatie naar een (toekomstige) gewenste situatie te komen. Het overgrote deel van de plannen wordt vastgelegd in een document. Het plan moet niet statisch zijn, maar wordt naar de vorderingen in het project aangepast.

Het opstellen van een plan dwingt alle betrokken partijen om na te denken over wat in welke volgorde moet worden opgeleverd en welke werkzaamheden hiervoor nodig zijn. Hierdoor leidt een goed plan tot overeenstemming tussen alle betrokken partijen en is het helder wat de verwachtingen zijn. Indirect creëert het plan dus draagvlak tussen alle partijen voor het project. Het is daarmee duidelijk wat van de individuen die aan het project meedoen verwacht wordt, en wat iedereen op moet leveren.

Het plan is de basis voor de uitvoering van de activiteiten. Een plan heeft hiermee dus ook een managementfunctie. Het plan is de basis voor autorisatie en uitvoering van de werkzaamheden door hoger management.

Planaanpak

Het maken van een plan is een iteratief en cyclisch proces. Het plan is overkoepelend, en verschillende mensen kunnen (delen van) een plan zelf uitwerken. Het is dan ook noodzakelijk om regelmatig informatie uit te wisselen tussen iedereen die aan het plan meewerkt, zodat het overkoepelende plan in het oog geworden houdt. Het betrekken van alle partijen verhoogt de kwaliteit van een plan.

PRINCE2® kent 3 niveaus van planning, die afgestemd zijn op de verschillende management niveaus:

• Projectplan: Het projectplan is de kerninformatie voor de Stuurgroep om de voortgang van het gehele project per fase te bewaken.
• Faseplan: Het faseplan geeft de kerninformatie weer voor de Projectmanager voor de dagelijkse informatie en sturing binnen een bepaalde fase.
• Teamplan: Een teamplan is de informatie voor een teammanager voor het opleveren van een of meerdere werkpakketten.

Tot slot bestaat er ook nog het Afwijkingsplan, dat beschrijft wat er moet gebeuren indien afgeweken moet worden van het vooraf afgesproken plan.