Het document de Business Case vormt de zakelijke rechtvaardiging voor een project. Het is voor een project essentieel om te bepalen wat de kosten zijn ten opzichte van de opbrengsten van een project. Daarbij moeten ook de beoogde projectresultaten in het oog gehouden worden in combinatie met de mogelijke risico’s. Wegen de risico’s of verwachte kosten niet op tegen de (verwachte) opbrengst, dan is er geen Business Case voor het project en is er geen goede reden om door te gaan met het project.
Blijkt gedurende de uitvoering dat er geen valide business case meer is voor een project, dan moet het project alsnog gestopt worden. Dit is bijvoorbeeld mogelijk door een plotselinge innovatie of update, waardoor de verwachte opbrengsten van een project plotseling aanzienlijk dalen. Wel is het mogelijk het project te continueren in een andere vorm, mits hier wel een valide Business Case voor is.
De Business Case wordt opgesteld aan het begin van het project, maar moet gedurende de looptijd steeds geactualiseerd en bijgehouden worden. Van alle stakeholders in het project wordt verwacht dat zij de informatie aanleveren om een goede Business Case te kunnen houden.
Binnen het kader van de Business Case is het belangrijk om eenduidige terminologie te gebruiken. In het geval van PRINCE2® zijn de volgende uitgangspunten:
De output van een project stelt organisaties in staat een gewenst eindresultaat op te leveren voor alle belanghebbenden.
"*" geeft vereiste velden aan
