Beheer Bedrijfsinformatie

Beheer Bedrijfsinformatie

Het proces Beheer Bedrijfsinformatie maakt onderdeel uit van het operationele procescluster Gebruiksbeheer. De procesnaam is goed getroffen want we zullen zien dat het inderdaad gaat om het operationele beheer van de informatie die een bedrijf nodig heeft.

Doel proces Beheer Bedrijfsinformatie

Het proces Beheer bedrijfsinformatie is verantwoordelijk voor een correcte opzet en inhoud van de gegevens van de informatievoorziening.

Het doel van het proces Beheer Bedrijfsinformatie is tweeledig:

1.  Beheer parameters
2.  Beheer inhoud van de informatiesystemen (gegevens in de databases)

Bij het eerste onderdeel gaat het niet om de technische parameters, waarmee bijvoorbeeld de werking van een server wordt beïnvloed. Het gaat hier om parameters die de functionele werking van een informatiesysteem beïnvloeden.  Bij het tweede onderdeel gaat het om de gegevens zelf, die eigendom zijn van de klantorganisatie en waar de klant zowel voor de opzet (welke gegevens worden opgeslagen) als de inhoudelijke kwaliteit volledig verantwoordelijk is.

Overigens is het wellicht goed om op te merken dat hier zowel de geautomatiseerde informatievoorziening als de niet-geautomatiseerde in zijn geheel moeten worden beschouwd. Weliswaar neemt het niet-geautomatiseerde deel in de loop der jaren steeds verder af, maar de meeste organisaties hebben toch nog steeds geen 100% geautomatiseerde informatievoorziening.

Activiteiten proces Beheer bedrijfsinformatie

De activiteiten van het proces Beheer bedrijfsinformatie worden gevormd door de volgende drie deelprocessen:

1. Bewaken / controleren. Onderwerpen zijn hier integriteit en correctheid van de gegevens, de gegevensdefinities, het informatiemodel en het gebruik van de gegevens. Al met al wordt hier dus een vrij brede scope op gegevensbeheer en gebruik gebruikt. Overigens is het niet zo dat bij geconstateerde inconsistenties functioneel beheer dit ook zelf zou moeten oplossen. Doorgaans is het fraaier de uitvoering terug te leggen in de gebruikersorganisatie. Hierdoor wordt een goede scheiding van taken bereikt.
2. Informeren en rapporteren. Hieronder wordt verstaan het verzorgen van managementinformatie, met name de niet-standaard rapportages die niet middels een druk op de knop uit het systeem kunnen worden gehaald. Samenstelling van dit soort niet-standaard rapportages vereist uiteraard kennis van inhoud en structuur van de databases. Daarnaast kan ook worden gerapporteerd over de parameters, wijzigingen daarin, de kwaliteit van gegevensverzamelingen etc.
3. Wijzigen. Het wijzigen van gegevens of parameters kan worden uitgevoerd door functioneel beheer. In het geval van parameters wordt dit algemeen gezien als een vrij gewone taak, die ook echt hier thuis hoort. Echter, in het geval van gewone gegevens is veelal mogelijk de wijziging door te voeren via het informatiesysteem en kan dan door de gebruikersorganisatie zelf worden uitgevoerd. In het uitzonderlijke geval dat dat niet mogelijk is, kan functioneel beheer dit ook voor zijn rekening nemen. De nodige procedurele voorzorgen zijn dan wel noodzakelijk, omdat in dat soort situaties functioneel beheer zowel de controlerende als uitvoerende taak voor zijn rekening neemt. Hoewel een dergelijke samentrekking in het algemeen ongewenst is, is het niet altijd te voorkomen en zeker procedureel goed af te dekken.

Resultaten proces Beheer Bedrijfsinformatie

De resultaten van het proces Beheer bedrijfsinformatie volgen redelijk 1-op-1 uit de activiteiten die hiervoor zijn beschreven:

1. Consistent en actueel informatiemodel
2. Bedrijfsgegevens voldoen inhoudelijk aan het vastgestelde kwaliteitsniveau
3. Parameters zijn juist ingesteld, wijzigingen worden tijdig uitgevoerd en zijn geborgd
4. Informatie aanvragen, met name de niet standaard informatie aanvragen, worden middels dit proces afgehandeld.