Functionaliteitenbeheer

Functionaliteitenbeheer

Organisaties opereren in een voortdurend veranderende omgeving. Niet alleen de omgeving verandert continu, ook het bedrijf en de informatievoorziening is constant aan verandering onderhevig. Het cluster “Functionaliteitenbeheer” heeft als doelstelling het initiëren en zorgdragen voor de gewenste wijzigingen aan de informatievoorziening. Functionaliteitenbeheer is daarmee het cluster van processen dat primair verantwoordelijk is voor de aansluiting van de informatievoorziening op het bedrijfsproces.

Onderwerpen van functionaliteitenbeheer

Veranderingen in de informatievoorziening kunnen betrekking hebben op een tweetal onderwerpen, te weten:

• de geautomatiseerde informatievoorziening
• de niet-geautomatiseerde informatievoorziening (NGIV)

Informatievoorziening bestaat uit veel meer dan alleen hardware en software (dit wordt in de praktijk nog wel eens vergeten). Een belangrijk onderdeel van de informatievoorziening wordt ingevuld door niet-geautomatiseerde informatievoorziening, zoals papieren overzichten en persoonlijke spreadsheets. Dit niet-geautomatiseerde deel van de informatievoorziening is vanuit het kader functionaliteitenbeheer van belang om twee redenen:

1. De niet-geautomatiseerde informatievoorziening maakt onderdeel uit van de totale informatievoorziening. Sterker nog, deze informatie is vaak van kritisch belang voor het functioneren van de organisatie.
2. Een goede aansluiting van de niet-geautomatiseerde informatievoorziening op de geautomatiseerde informatievoorziening is van groot belang. Een groot deel van deze ‘workarounds’ wordt namelijk gedreven op initiatief van medewerkers omdat de gewenste functionaliteit te duur of te lastig is.

Processen van functionaliteitenbeheer

De processen binnen functionaliteitenbeheer hebben betrekking op “vormgeven” en “overdragen.” Bij vormgeven gaat het om het vormgeven van de gewenste verandering in de functionaliteit. Bij overdragen gaat het om het initiëren en voorbereiden van de gewenste transitie.

Binnen de vier processen van Functionaliteitenbeheer komt deze tweedeling duidelijk naar voren:

Functionaliteitenbeheer gaat om de volgende vier processen:

• Specificeren: het proces specificeren houdt zich bezig met het vormgeven van de gewenste wijziging in functionaliteit. Het gaat binnen dit proces om het definiëren van de gewenste verandering op basis waarvan de eisen worden opgesteld voor de geautomatiseerde informatievoorziening.
• Vormgeven NGIV: Het tweede proces houdt zich bezig met vormgeven en aanpassen van de niet-geautomatiseerde informatievoorziening. Veel van de werkzaamheden gaan op aan het beschrijven van de administratieve werkzaamheden binnen het proces.
• Toetsen en testen. Voordat de wijzigingen in gebruik genomen gaan worden, moet worden onderzocht of de wijziging voldoet aan de gestelde eisen. Het proces toetsen en testen houdt zich hiermee bezig. Het meest zichtbare deel hiervan is de acceptatietest.
• Voorbereiden transitie: het laatste proces binnen het cluster functionaliteitenbeheer is het voorbereiden van de transitie. Het gaat hierbij om het voorbereiden van die activiteiten die ertoe leiden dat de feitelijke transitie kort en behapbaar is.