Voorbereiden Transitie

Voorbereiden Transitie

Het proces Voorbereiden Transitie maakt onderdeel uit van het operationele procescluster Functionaliteitenbeheer. Transitie is de term die binnen BISL® wordt gebruikt voor de werkelijke in productie name van het gewijzigde systeem. In het proces Voorbereiden transitie worden logischerwijs alle voorbereidingen aan de gebruikerszijde getroffen.

Doel proces Voorbereiden transitie

Het proces Voorbereiden transitie heeft als doelstelling de randvoorwaarden in te vullen voor een probleemloze ingebruikname van de nieuwe/gewijzigde functionaliteit.

In het proces Transitie wordt vervolgens de nieuwe/gewijzigde functionaliteit werkelijk in productie genomen. Dat vergt over het algemeen werkzaamheden aan de kant van de ICT-leverancier, binnen BISL® wordt in de processen Voorbereiden transitie en Transitie ingezoomd op de werkzaamheden aan de klantzijde.

Onderwerpen en aandachtsgebieden

De volgende aandachtsgebieden worden onderscheiden in dit proces:

1. De gebruikersorganisatie. Bij wijziging van een functionaliteit is het voor de hand liggend dat de gebruikers tijdig op de hoogte worden gebracht van het tijdstip en de inhoud van de wijziging(en). Specifiek aandachtspunt is de koppeling tussen de gewijzigde functionaliteit en het werkproces, dat even goed kan wijzigen. Naast het verstrekken van handleidingen, werkinstructies, nieuwe formulieren is dus nog al eens een nadere hands-on instructie aan te bevelen
2. De functioneel beheerorganisatie. Ook binnen Functioneel beheer dient de nodige aandacht te zijn voor de nieuwe situatie na wijziging. Het support kan van een andere aard zijn (juist in de eerste periode na wijziging komen de meeste functionele vragen), en daardoor moeten Functioneel beheerders vanaf het eerste moment inhoudelijk precies op de hoogte zijn van het nieuwe systeem.
3. De IT-leverancier. De IT-dienstverlening kan ook van aard wijzigen na doorvoering van de wijziging(en). Er kan bijvoorbeeld een ander platform worden ingezet, de omvang van het systeem wijzigt, gebruikers gaan ook op andere tijdstippen (´s avonds, in het weekend) gebruik maken van het systeem…er zijn allerlei redenen die er toe kunnen leiden dat de IT-leverancier niet alleen tijdens de transitie werkzaamheden moet uitvoeren, maar daarna ook blijvend de werkzaamheden veranderen. Ook hier is een goede voorbereiding daarop nuttig.

Activiteiten proces Voorbereiden transitie

Het proces Voorbereiden transitie kent een drietal fases:

1. Opstellen implementatieplan. Het implementatieplan geeft de activiteiten aan die vooraf worden uitgevoerd. Het woord implementatie heeft dus hier niets te maken met de werkelijke inproductiename, dat wordt binnen BISL® onder de term transitie gevat.
2. Uitvoeren voorbereiding. De activiteiten die in het implementatieplan zijn beschreven worden uitgevoerd. Te denken is dan bijvoorbeeld aan het verspreiden van handleidingen, werkinstructies en nieuwe formulieren, het geven van aanvullende mondelinge toelichting aan medewerkers en het organiseren van trainingen.
3. Opstellen transitieplan. De daadwerkelijke transitie vindt plaats in het proces Transitie, maar in het proces Voorbereiden transitie wordt reeds het plan gemaakt van alle activiteiten die tijdens die transitie moeten worden uitgevoerd. Dit transitieplan kan vanzelfsprekend afhankelijk van de omvang van de wijziging een simpele checklist zijn maar ook een omvangrijk draaiboek dat zelfs weer uit meerdere delen (globaal, generiek, specifiek) bestaat.

Resultaten proces Voorbereiden transitie

De resultaten van dit proces zijn:

1. Het opgestelde implementatieplan
2. De uitgevoerde voorbereidende werkzaamheden (die in het implementatieplan zijn beschreven)
3. Het opgestelde transitieplan (dat in het proces Transitie zal worden gebruikt)