Het doel van het thema voortgang is om procedures in te richten om de actuele stand van zaken te vergelijken met de geplande stand van zaken. Op die manier kan (tijdig) worden bijgestuurd tijdens de duur van een project en kan een inschatting gemaakt worden van de te realiseren projectdoelstellingen. Hieronder valt ook de levensvatbaarheid van het project.
Het periodiek bewaken van de voortgang van een project is een van de kritische succesfactoren voor een geslaagd PRINCE2® project. Projectmanagement gaat veel verder dan het initieel opstellen van een projectplan en het vervolgens reageren op issues. Het is belangrijk om periodiek stil te staan bij wat daadwerkelijk is gerealiseerd en hoeveel inspanningen er nog gepleegd moeten worden om het gewenste projectresultaat op te leveren. Dit levert input voor het project en geeft bovendien aan op welke terreinen er (eventueel) bijgestuurd moet worden. Projectmanagers zijn niet alleen de brandweermannen die vuurtjes moeten blussen, maar ook managers die vooruit kijken en moeten anticiperen.
In een PRINCE2® Project wordt de voortgang beheerst door:
Tussen ieder van de vier managementniveaus in de projectmanagementstructuur moeten afspraken gemaakt worden over te delegeren verantwoordelijkheden en bevoegdheden. PRINCE2® onderkent zes prestatiegebieden, die in ieder project moeten worden gemanaged, namelijk tijd, geld, scope, kwaliteit, risico’s en baten. Voor ieder van deze prestatiegebieden moeten toleranties worden afgesproken tussen de verschillende managementniveaus in de projectmanagementstructuur. Teammanager, Projectmanager en stuurgroep moeten ieder regelmatig rapporteren aan het bovenliggende managementniveau. Als toleranties dreigen te worden overschreden, dan (pas!) moet aan het bovenliggende niveau worden geëscaleerd.
Om een project te managen worden volgens PRINCE2® zeven processen gedefinieerd, namelijk:
Alle PRINCE2® processen kennen een aantal activiteiten die binnen dat proces kunnen (of moeten) worden uitgevoerd. Sommige processen worden eenmaal uitgevoerd, andere PRINCE2® processen kunnen binnen een project meerdere keren worden uitgevoerd.
"*" geeft vereiste velden aan
