Het doel van het proces Sturen van een Project is om het voor de Stuurgroep mogelijk te maken verantwoordelijkheid te nemen voor het succes van het project, door zelf de belangrijkste beslissingen te nemen en het project als geheel te beheersen. De dagelijkse leiding wordt bij de Projectmanager belegd.
Het proces Sturen van een Project omvat niet het dagelijkse management van het project door de Projectmanager, maar de besturing van het project door de Stuurgroep. Het uitgangspunt hierbij is managen ‘by exception’. De Stuurgroep stuurt het project via een relatief klein aantal beslispunten. Regelmatige voortgangsbesprekingen zijn dan niet nodig. De Projectmanager informeert de Stuurgroep tussentijds op basis van Hoofdpuntrapporten en escaleert tussentijds alleen afwijkingen van het afgesproken plan, indien deze afwijkingen de vooraf afgesproken tolerantiegrenzen dreigen te overschrijden. Het is daarbij wel van belang dat de Stuurgroep een eenduidige visie heeft over de voortgang van het project. Indien hierover geen overeenstemming is binnen de Stuurgroep, kan dit een grote bedreiging zijn voor het project. De communicatie van en naar het bedrijfs- of programmamanagement en andere belanghebbenden buiten het project is een belangrijke taak van de Stuurgroep, die wordt vastgelegd in de Communicatiemanagementstrategie.
Het proces Sturen van een Project wordt getriggerd door de vraag van de Projectmanager voor autorisatie van de initiatiefase, op basis van de aangereikte documentatie uit het proces Opstarten van het Project. Op basis van de Projectinitiatie-documentatie en het Faseplan voor de eerste uitvoeringsfase wordt de uitvoering van het project geautoriseerd en de start van de eerste uitvoeringsfase vrijgegeven. Tijdens de uitvoering van het project besluit de Stuurgroep over de voortgang van het project (go/no go), op basis van de aangereikte Fase- of Afwijkingsplannen. Tot slot bevestigt de Stuurgroep de afsluiting van het project aan de betrokken partijen. Tijdens de uitvoering van het gehele proces geeft de Stuurgroep ad hoc sturing aan de Projectmanager.
Binnen het proces Sturen van een Project zijn de volgende activiteiten te onderscheiden:
Alle bovenstaande activiteiten hangen nauw met elkaar samen en zijn schematisch weergegeven in bovenstaande afbeelding.
"*" geeft vereiste velden aan
