Specificeren
Specificeren
Het proces specificeren maakt onderdeel uit van het operationele procescluster Functionaliteitenbeheer. De naam van ook dit proces geeft goed aan wat het takenpakket is: het gedetailleerd uitwerken van de gewenste wijziging(en).
Doel proces Specificeren
Het proces Specificeren heeft als doelstelling het vastleggen van oplossingsrichtingen naar aanleiding van een door Wijzigingenbeheer aangegeven wijzigingsverzoek.
Dit proces zorgt dus voor een gedetailleerde uitwerking van het wijzigingsverzoek dat door wijzigingsbeheer is goedgekeurd.
Activiteiten proces Specificeren
Het proces Specificeren kent de volgende activiteiten die naar gelang de omstandigheden sequentieel of iteratief kunnen worden doorlopen:
- Voor zover nog niet eerder (bij het opstellen van de RFC) gedaan: bepalen aanleiding, doelen en randvoorwaarden
- Bepalen oplossingsruimte
- Bepalen ICT vereisten
- Bepalen ICT-oplossing
- Bepalen impact gebruikersorganisatie
- Valideren en accorderen
Resultaten proces Specificeren
De resultaten van dit proces zijn:
- Uitgewerkt vooronderzoek waarin aanleiding, doelen en randvoorwaarden worden aangegeven
- Oplossingsrichting(en) en gemaakte keuzes
- De goedgekeurde specificaties
KPI’s / rapportage items proces Specificeren
Voorbeelden van Key Performance Indicatoren (KPI’s) voor het proces Specificeren zijn:
- Aantal opgeleverde specificaties (uitgesplitst naar binnen / buiten afgesproken tijd)
- Aantal aangepaste specificaties naar aanleiding van opmerkingen van de ICT-organisatie ivm onvolledigheid, onduidelijkheid etc.
- Aantal specificaties die nog moeten worden gemaakt ultimo periode (werkvoorraad)
- Aantal onjuiste functionele aanpassingen veroorzaakt door (naar achteraf blijkt) onjuiste / onvolledige specificaties
Deze KPI’s kunnen als input dienen voor een rapportage.
Relaties met andere processen
Uiteraard is er een sterke relatie met het proces Wijzigingenbeheer, omdat dit proces de initiator is van het opstellen van specificaties. Andersom zijn soms specificaties (+ bijbehorende impactanalyse) nodig om een afgewogen beslissing te kunnen nemen. Soms zijn de activiteiten in deze processen dus sequentieel, soms parallel of iteratief. Enige souplesse in de workflow van deze processen is dus wel noodzakelijk.
Het proces Specificeren heeft ook met de andere processen in het cluster Functionaliteitenbeheer vrij sterke relaties. Het proces Vormgeven niet-geautomatiseerde IT zal aan de hand van specificaties het niet geautomatiseerde deel van het systeem verder uitwerken. In Toetsen en testen kunnen de opgestelde specificaties worden gebruikt om te controleren of is gerealiseerd wat werkelijk de bedoeling was en in Voorbereiden transitie kan aan de hand van de specificaties de omvang van de wijzigingen en dus ook de omvang van de transitie, worden vastgesteld en daar actie op worden ondernomen.
Verder is uiteraard de IT-leverancier hier een belangrijke relatie omdat deze aan de hand van de specificaties de impact op de applicaties en infrastructuur zal bepalen en het Functioneel ontwerp zal gaan aanpassen.