Doel van het proces Opstarten van een Project (OP) is om zeker te stellen dat de randvoorwaarden voor het initiëren van project aanwezig zijn. Kern van PRINCE2® projecten is dat er een levensvatbaar project moet zijn dat voor alle betrokkenen de moeite is om uit te voeren; er moet een zakelijke rechtvaardiging (Business Case) zijn om het project te initiëren.
Als er geen zakelijke rechtvaardiging is om een project op te starten, is het niet verstandig aan het project te beginnen. Als niet direct duidelijk is waarom het noodzakelijk is het project uit te voeren, is de kans dat het project succesvol wordt afgerond zeer gering. Het ontbreken van een goede Business Case is dan ook een van de belangrijkste redenen voor het mislukken van IT projecten.
Het proces Opstarten van een Project is géén onderdeel van het project, maar vormt een voorprojectfase. Het project begint pas nadat de Stuurgroep op basis van de uitkomsten van het proces Opstarten van het Project het volgende proces (Initiëren van een Project) autoriseert. De eerste fase duurt weliswaar niet lang in verhouding tot de andere project processen, maar is wel van cruciaal belang. Op basis van deze fase beslist de Stuurgroep of het project wel of niet doorgaat.
Het proces Opstarten van een Project wordt gestart door de ontvangst van een mandaat om het project op te starten. In dit mandaat (vaak een document) staan de redenen voor het project en wat de Opdrachtgever met het project wil bereiken. In deze fase wordt dan ook de Opdrachtgever benoemd en wordt vervolgens een Projectmanager aangesteld.
De activiteiten van het proces Initiëren van een Project
Het proces Opstarten van een Project bestaat uit een aantal activiteiten die moeten worden uitgevoerd. Dit zijn:
Allereerst worden de Opdrachtgever en de Projectmanager door het management benoemd. Hun taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden vastgesteld en overeengekomen. Voor het benoemen van de Opdrachtgever en de Projectmanager wordt gebruik gemaakt van het projectmandaat.
Het kan voor het succes van het project van belang zijn om te leren van eerdere ervaringen. Als bekend is waar sterke (en/of zwakke) punten van de organisatie liggen, kan een weloverwogen keuze gemaakt worden welke aanpak of technieken in het project moeten worden toegepast. Ook kunnen de leerpunten bijdragen aan het aanscherpen van de Business Case.
Het projectmanagementteam bestaat uit de Stuurgroep, de Projectmanager, de Teammanagers, de Wijzigingsautoriteit, de Projectsupport en de Projectborging. Een hele groep dus. Het is daarom belangrijk dat de juiste man of vrouw op de juiste plaats zit, zeker bij wat complexere IT projecten. De personen van het projectmanagementteam moeten naast de juiste kennis ook voldoende autoriteit en verantwoordelijkheid hebben om goede beslissingen te kunnen nemen binnen het juiste tijdsbestek.
In de Business Case worden naast de geraamde kosten en tijd ook de gewenste uitkomst en baten beschreven. Centrale vraag van het project is: wat gaat het project onze organisatie opleveren? De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het opstellen van de Business Case. In de praktijk zal de Projectmanager veelal de dagelijkse uitwerking organiseren. Het uiteindelijke doel van de Business Case is om voldoende duidelijkheid te verschaffen voor de besluitvorming in de Stuurgroep.
Voordat in de initiatiefase een planning kan worden opgesteld, moet worden bepaald hoe het projectresultaat zal worden gerealiseerd. Wordt het resultaat zelf uitgevoerd of bijvoorbeeld uitbesteed? De projectaanpak wordt vastgesteld op basis van de gedefinieerde risico’s, bedrijfscultuur en best practices. Het is (voor zowel de Opdrachtgever als de Opdrachtnemer) belangrijk om een gelijk beeld te hebben bij de projectaanpak. De projectaanpak is onderdeel van het Projectvoorstel. Dit is een belangrijk document dat door alle leden van de Stuurgroep en de Projectmanager moet worden onderschreven.
Tijdens de initiatiefase wordt de Projectinitiatiedocumentatie (PID) opgesteld en het faseplan voor de eerste uitvoeringsfase uitgewerkt. Het is belangrijk dat vooraf wordt vastgesteld wat hiervoor precies moet worden opgeleverd en wie welke werkzaamheden gaat uitvoeren.
"*" geeft vereiste velden aan
