Doel van het proces Initiëren van een Project (IP) is het leggen van een goede basis voor het project, waarbij de organisatie zich bewust wordt van het werk dat verzet moet worden om het projectresultaat op te leveren, voordat een grote uitgave wordt toegezegd.
Draagvlak is een van de belangrijkste randvoorwaarden voor het realiseren van een succesvol project. Hieraan moet vanaf het begin van het project worden gewerkt. Helderheid over wat moet worden bereikt, waarom, door wie en op welke wijze is daarvoor nodig. Ook moet duidelijk worden wie waarover mag beslissen, welke investeringen en risico’s met het project zijn gemoeid en hoe de kwaliteitsverwachtingen worden gerealiseerd. Afspraken moeten worden gemaakt over hoe omgegaan wordt met issues, risico’s en wijzigingen en hoe de voortgang gemeten en gerapporteerd wordt.
Initiëren van een project begint na autorisatie van de initiatie door de Stuurgroep in het proces Sturen van een Project (SP). Het proces Initiëren van een Project is het tweede proces in het procesmodel. Het is echter het eerste proces in het project. Het eerste proces in het procesmodel is het proces Opstarten van een Project (OP), maar dit proces vindt plaats vóór de eigenlijke start van het project. Vanuit het proces Initiëren van een Project wordt het proces Managen Faseovergang (MF) aangestuurd.
Het proces IP begint met het opstellen van de strategieën voor risicomanagement, configuratiemanagement, kwaliteitsmanagement en communicatie. Het Projectplan wordt opgesteld en de projectbeheersing wordt overeengekomen. De Business Case wordt getoetst en nader gespecificeerd. Het Risicoregister wordt ingericht en de risico’s worden opnieuw beoordeeld en bijgewerkt. Tot slot wordt de Projectinitiatiedocumentatie samengesteld en wordt het proces Managen van een Faseovergang geïnitieerd om het Faseplan voor de eerste uitvoeringsfase op te stellen en de initiatiefase te evalueren. De werkzaamheden hebben een logische volgorde in de tijd, maar kunnen voor een deel ook iteratief zijn.
De doelstelling van het proces Initiëren van een Project is om ervoor te zorgen dat een basiscontract wordt opgesteld voor het gehele project, in de vorm van een Projectinitiatiedocumentatie. Ook moet er een Faseplan voor de (eerste) uitvoeringsfase worden opgesteld met gedetailleerde afspraken over wie wat, wanneer en op welke wijze realiseert tijdens deze eerste uitvoeringsfase. Het basiscontract en Faseplan kunnen zowel formeel als informeel worden overeengekomen. Het verdient echter de voorkeur het basiscontract schriftelijk vast te leggen. De ervaring leert dat de herinnering over wat mondeling is overeengekomen na weken, en soms al na dagen, sterk kan verschillen, vooral als in de tussentijd de omstandigheden veranderen.
De activiteiten van het proces Initiëren van een Project bestaan uit:
Alle activiteiten van het proces Initiëren van een Project hangen nauw met elkaar samen (zie bovenstaande afbeelding).
"*" geeft vereiste velden aan
