Gebruiksbeheer

Gebruiksbeheer

Informatiesystemen zijn er om de bedrijfsprocessen te ondersteunen en daarmee de informatievoorziening in een bedrijf zo effectief en efficiënt te laten verlopen. Het is daarbij van cruciaal belang de werking van de systemen en het gebruik van de systemen geborgd zijn. Daarbij gaat het niet alleen om de technische werking en de beschikbaarheid van de applicatie (zie technisch- en applicatiebeheer) maar juist om de werking en toepassingsmogelijkheden voor de gebruiker.

Het cluster “Gebruiksbeheer” beschrijft de processen van het BISL® Framework die ervoor zorgen dat er een continue en optimale ondersteuning plaatsvindt bij het dagelijks gebruik van de informatievoorziening door de eindgebruiker.

Onderwerpen van gebruiksbeheer

Voor het gebruik van de informatievoorziening in een organisatie zijn drie onderwerpen van belang:

1. De gebruikers: De gebruikers treden op als opnemers of inbrengers van informatie in een informatiesysteem en zorgen daarmee uiteindelijk voor de informatievoorziening. Het is nodig om te weten wie deze gebruikers zijn zodat zij de systemen correct en effectief kunnen gebruiken.
2. De technische IT middelen: Onder de technische IT middelen vallen bijvoorbeeld de infrastructuur en geautomatiseerde informatiesystemen en applicaties. Deze vormen de hulpmiddelen voor gebruikers om bepaalde handelingen te kunnen uitvoeren.
3. Inhoud van de informatiesystemen: Tussen het bedrijfsproces, de gebruikers en de IT middelen bevindt zich de inhoud. In applicaties en infrastructuren zitten veel functionele gegevens die de inhoudelijke werking in hoge mate bepalen.

Processen in het cluster gebruiksbeheer

Binnen het cluster gebruiksbeheer leiden de bovenstaande onderwerpen tot drie te onderscheiden processen:

1. Gebruikersondersteuning. De gebruikersondersteuning richt zich op het ondersteunen en faciliteren van de gebruikers van de dagelijkse informatievoorziening. Een belangrijk onderdeel hierbij is de communicatie met de eindgebruiker (dit wordt in de praktijk nog wel eens vergeten) en het afhandelen van “calls.” Onder een call wordt verstaan een opmerking, wens of vraag van een gebruiker met betrekking tot de informatievoorziening.
2. Beheer bedrijfsinformatie. Het tweede proces binnen het cluster gebruiksbeheer richt zich op de zorg voor correcte inhoud van de bedrijfsinformatievoorziening en de gegevens in het bedrijf. Functioneel beheer is er voor verantwoordelijk dat de gegevens die binnen de systemen in de organisatie worden gebruikt correct en actueel zijn. Het gaat hierbij zowel om de gegevens als de gegevensdefinities.
3. Operationele IT-aansturing. Het derde proces binnen het cluster gebruiksbeheer gaat om de inzet van IT middelen ten behoeve van het gebruik door de organisatie. Hier bevindt zich dan ook het aanspreekpunt binnen functioneel beheer voor gebruiksbeheer naar IT leveranciers. Het proces Operationele IT aansturing houdt zich onder andere bezig met het stellen van de voorwaarden waaraan de informatievoorziening en de -systemen moeten voldoen. Voorbeelden hiervan zijn: capaciteit, beschikbaarheid et cetera.