Service Management Office

Het opzetten van een SMO vereist zorgvuldige planning, betrokkenheid van belanghebbenden en een duidelijke visie. Door de onderstaande stappen te volgen, kun je een effectief SMO creëren dat de dienstverlening verbetert, de klanttevredenheid verhoogt en de IT-diensten afstemt op de bedrijfsdoelen.

Aanpak

Pink’s Service Management Office Aanpak

Ontwikkel een SMO visie en missie

Creëer een SMO Charter

Definieer SMO rollen en verantwoordelijkheden

Bepaal de processen

Stel een governance- en rapportagestructuur vast

Stel een communicatieplan op

Continue serviceverbetering

De Principal Consultant van Pink Elephant zal workshops faciliteren ter ondersteuning van de ontwikkeling en inrichting van het IT Service Management Office. De workshop helpt bij het creëren van een gemeenschappelijk begrip van::  

• Waar je vandaag staat
• Waar je naartoe wilt met betrekking tot ITSM (doelstellingen en organisatiestrategieën).
• Hoe je de gap kunt dichten tussen de huidige en toekomstige staat.
  

De aanpak voor de workshops omvat:

1. Ontwikkel een SMO visie en missie: formuleer het doel van het SMO en de afstemming op de bedrijfsdoelen.
2. Creëer een SMO Charter: definieer de scope, doelstellingen en deelnemers van het SMO (initiële richtlijnen die beschrijven waarom het SMO is gecreëerd, welke invloed en governance het heeft, hun algehele rol in de organisatie en hun niveau van autoriteit).
3. Definieer SMO rollen en verantwoordelijkheden: bepaal de rollen en verantwoordelijkheden binnen het SMO en identificeer de benodigde vaardigheden en rekruteer de teamleden.
4. Bepaal welke processen moeten worden geïmplementeerd: deze processen moeten worden verfijnd om consistentie met de visie te waarborgen en overbodigheden met andere functies binnen de IT-organisatie te elimineren.
5. Stel een governance- en rapportagestructuur vast: definieer de governance-structuur en ontwikkel KPI’s en rapportagemechanismen om prestaties en voortgang te volgen.
6. Stel een communicatieplan op: creëer een communicatieplan om belanghebbenden op de hoogte te houden van de activiteiten en voortgang van het SMO.
7. Continue serviceverbetering: evalueer regelmatig processen en implementeer verbeteringen op basis van feedback en prestatiegegevens.
   

Voordelen

• Verbeterde servicekwaliteit: door ITSM-processen te standaardiseren en te optimaliseren, helpt een SMO de kwaliteit en betrouwbaarheid van IT-diensten te verbeteren.
• Verhoogde efficiëntie: gestroomlijnde processen en effectief gebruik van tools en automatisering leiden tot een efficiëntere dienstverlening.
• Verhoogde klanttevredenheid: consistente en volwassen Service Management verbetert de klanttevredenheid en bouwt vertrouwen op.
• Betere afstemming met bedrijfsdoelen: het SMO zorgt ervoor dat IT-diensten de strategische doelstellingen van de organisatie ondersteunen en daarmee in lijn zijn.
• Verminderd risico: door governance en toezicht te bieden, helpt het SMO bij het beperken van risico’s die samenhangen met de levering van IT-diensten.