Afsluiten van een Project (AP)
Afsluiten van een Project (AP)
Het doel van het proces Afsluiten van een Project (AP) is het creëren van een eenduidig moment waarop de acceptatie van het eindresultaat wordt bevestigd. Tevens dient te worden vastgesteld dat de doelstellingen zijn gerealiseerd welke zijn afgesproken in de projectinitiatiedocumentatie (origineel plus goedgekeurde wijzigingen). Ook moet er overeenstemming zijn dat het project niets meer bij te dragen heeft aan het eindresultaat.
Het proces Afsluiten van een Project beschrijft de werkzaamheden die door de Projectmanager moeten worden verricht, zodat de Stuurgroep het project op een goede manier kan afsluiten. Een project heeft een goede afsluiting nodig zodoende omdat anders het risico bestaat dat opgebouwd draagvlak en acceptatie mogelijk verloren gaan. Hierbij wordt ook gekeken hoe de projectresultaten (projectproducten/diensten) in beheer genomen kunnen worden en mogelijke aanbevelingen en vervolgacties worden opgesteld. Tevens wordt het Batenreviewplan geactualiseerd om nog te realiseerde en/of gerealiseerde baten inzichtelijk te maken.
Context proces Afsluiten van een Project
Normaliter wordt het proces Afsluiten van een Project getriggerd door het proces Beheersen van een Fase. Maar mocht er vanuit een afwijking bijvoorbeeld worden besloten dat een project vervroegd wordt afgesloten, wordt het proces Afsluiten van een Project geïnitieerd door een direct besluit van de Stuurgroep zelf. De activiteiten van het proces Afsluiten van een Project moeten bewust en afzonderlijk worden gepland in het laatste Uitvoeringsfase. Dit proces geeft input voor de projecteindebeoordeling van de Stuurgroep.
De activiteiten van Afsluiten van een Project bestaan uit:
- Geplande afsluiting voorbereiden
- Voortijdige afsluiting voorbereiden
- Producten overdragen
- Project evalueren
- Projectafsluiting aanbevelen